Verfahrensordnung der internen Meldestelle
Präambel
Die Einhaltung von Gesetzen und Normen sowie das Bekenntnis zur sozialen und gesellschaftlichen Verantwortung hat für die Nexans autoelectric GmbH höchste Priorität.
Gesetzesverstöße oder allgemein Verhalten, das damit nicht in Einklang zu bringen ist, müssen frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, um nachteilige Auswirkungen und Schäden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern und dem Unternehmen abzuwenden.
Daher betreibt die Nexans autoelectric GmbH auch eine interne Meldestelle für alle Verstöße im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit der Nexans autoelectric GmbH-Gruppe sowie der beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Zusammenhang mit der Nexans autoelectric GmbH-Gruppe. Die interne Meldestelle steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie externen hinweisgebenden Personen offen.
Ziel ist es eine Meldemöglichkeit anzubieten, schnelle Bearbeitungszeiten zu garantieren und sowohl hinweisgebende Personen vor z.B. Repressalien als auch Personen, die Gegenstand oder sonstige Betroffene der Meldung oder Offenlegung sind vor einer Vorverurteilung, zu schützen.
Diese Verfahrensordnung stellt durch Regelung des Verfahrensablaufes bei einer Meldung die Erreichung dieses Ziels sicher.
§ 1. Kontakt zur internen Meldestelle
Wenn Sie konkrete, begründete Hinweise zu möglichen Rechts- oder Compliance-Verstößen haben, können Sie sich vertrauensvoll an die interne Meldestelle wenden unter:
Die interne Meldestelle untersteht dem Verantwortungsbereich des Compliance-Officers.
Die interne Meldestelle ist für die hinweisgebende Person ausschließlicher Ansprechpartner während des gesamten Hinweisgeberverfahrens und bietet selbstverständlich Gewähr für unparteiisches sowie neutrales Handeln.
Bei jedem Kontakt ist die Wahrung der Vertraulichkeit der beteiligten Personen und der Meldung selbst sowie des Datenschutzes sichergestellt. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der internen Meldestelle sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, arbeiten unabhängig (neutral) und unvoreingenommen.
Neben der internen Meldestelle der Nexans autoelectric GmbH-Gruppe steht allen der Meldekanal der Nexans S.A. offen (https://nexans.gan-compliance.com/caseReport).
§ 2. Ablauf des Verfahrens
(1) Die interne Meldestelle nimmt jede Meldung entgegen und prüft diese sorgfältig. Die hinweisgebende Person erhält eine Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen. Gegebenenfalls wird mit der hinweisgebenden Person selbst der Sachverhalt erörtert.
(2) Die Meldung wird dahin gehend geprüft, ob ein Verstoß gegen geltende Rechtsvorschriften oder interne Regeln vorliegt. Bei begründeten und nachvollziehbaren Anhaltspunkten geht die Meldestelle der Meldung unter Beachtung interner Regeln, gesetzlichen Vorgaben sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nach.
(3) Die Sachverhaltsuntersuchung soll zügig und ohne größere Unterbrechungen durchgeführt werden. Während der Untersuchung wird die hinweisgebende Person regelmäßig über den Fortgang informiert.
(4) Alle beteiligten Personen werden fair und respektvoll behandelt. Das Gebot der Vertraulichkeit wird zu jedem Zeitpunkt der Untersuchung sichergestellt. Die Identität der hinweisgebenden Person wird nicht offenbart.
(5) Für alle Betroffenen gilt zunächst die Unschuldsvermutung. Ebenfalls wird das Recht auf Anhörung gewährt. Deshalb werden die durch eine Meldung betroffenen Personen schnellstmöglich über den eingegangenen Hinweis informiert und auf ihre Auskunfts- und Berichtigungsrechte hingewiesen. Besteht hingegen ein begründetes, ernstzunehmendes Risiko, dass durch eine Benachrichtigung der betroffenen Person die Untersuchung der Meldung gefährdet wird, kann eine Benachrichtigung bis dieses Risiko entfallen ist bzw. nach Abschluss der Untersuchung aufgeschoben werden.
(6) Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Abhilfemaßnahmen zur Beseitigung bzw. Verhinderung unkorrekter, verbotener Geschäftspraktiken oder Handlungen erfolgen im ersten Schritt durch die Nexans autoelectric GmbH. Derartige Maßnahmen können bspw. angemessene interne arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder strafrechtliche Schritte oder die Einbindung von Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden sein.
(7) Sollten im konkreten Fall keine Verstöße festgestellt werden, können jedoch Vorschläge zu Änderungen von Arbeits- und Geschäftsabläufen sowie Organisations- und Verhaltensvorschriften angezeigt sein, welche sodann in das bestehende Compliance-System mit aufgenommen werden.
(8) Jede Meldung sowie die ggf. getroffenen Maßnahmen sind von der internen Meldestelle zu dokumentieren. Die Dokumentation erfolgt vertraulich und unter Einhaltung aller datenschutzrechtlicher Vorgaben.
(9) Die hinweisgebende oder betroffene Person kann sich bei der internen Meldestelle über den Sachstand informieren.
(10) Die meldende Person erhält drei Monate nach Eingang des Hinweises eine Rückmeldung über den Stand der Ermittlungen bzw. über bereits ergriffene Folgemaßnahmen bzgl. der abgegebenen Meldung. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird sie durch die Meldestelle im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis informiert.
§ 3. Vertraulichkeit und Datenschutz
(1) Es ist im Interesse der Nexans autoelectric GmbH, Missstände aufzudecken, abzustellen und gegen zukünftige Missstände angemessene Vorkehrungen zu treffen. Gutgläubige, hinweisgebende Personen werden umfassend geschützt.
(2) Die Meldestelle wahrt die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen:
• der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
• der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
• der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Die Identität dieser genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen (werden gesondert zur Verschwiegenheit verpflichtet) bekannt werden. Es werden nur Personen einbezogen, die zur Ermittlung einbezogen werden müssen. Die Interne Meldestelle kann zur Sachverhaltsermittlung vertrauliche Gespräche mit Mitarbeitern, Auftragnehmern oder anderen Dritten führen, die sie für die Untersuchung für relevant und erforderlich halten.
Das Gebot der Vertraulichkeit der Identität gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle für die eingehende Meldung zuständig ist.
(3) Die hinweisgebende Person ist grundsätzlich vor diskriminierenden oder disziplinarischen (Folge-)Maßnahmen, sog. Repressalien, aufgrund eines abgegebenen Hinweises geschützt. Jede gegen sie gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert und ist verboten; zivil- oder strafrechtlicher Schritte werden vorbehalten. Bei Hinweisen auf Repressalien gegenüber der hinweisgebenden Person ist unverzüglich die Meldestelle einzuschalten.
(4) Bitte bedenken Sie, dass zur Aufklärung etwaiger Verstöße in aller Regel zahlreiche Informationen erforderlich sind. Die zügige und vollumfängliche Aufklärung aller etwaigen Verstöße ist im Interesse sowohl aller hinweisgebenden Personen und der Nexans autoelectric GmbH-Gruppe sowie Personen, die Gegenstand oder sonstige Betroffene der Meldung oder Offenlegung sind. Die Möglichkeit mit hinweisgebenden Personen in Kontakt zu treten (zum Beispiel um Rückfragen zu stellen), ist daher von großer Wichtigkeit. Auch aus diesem Grunde hat der Gesetzgeber bei Schaffung des Hinweisgeberschutzgesetzes keine Verpflichtung zur Schaffung anonymer Meldekanäle statuiert.
(5) Die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht nach dieser Verfahrensordnung oder dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt. Auf die Ausnahmen in § 9 HinSchG wird verwiesen. Ein bewusster Missbrauch des Hinweisgeberverfahrens wird nicht akzeptiert und toleriert. Erfolgt eine nachweislich wissentliche Weitergabe falscher oder irreführender Informationen oder ein vorsätzlicher Missbrauch des Hinweisgeberverfahrens führt dies zu einer Prüfung disziplinarischer Maßnahmen; zivil- oder strafrechtlicher Schritte werden vorbehalten. Ferner kann kein Anspruch auf Schutz der Identität gegenüber der betroffenen Person oder der Nexans autoelectric GmbH als solcher geltend gemacht werden.
(6) Die Meldestelle ist gem. § 10 HinSchG befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer in den §§ 13 und 24 HinSchG bezeichneten Aufgaben erforderlich ist. Abweichend von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch eine Meldestelle zulässig, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. In diesem Fall hat die Meldestelle spezifische und angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorzusehen; § 22 Absatz 2 Satz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes ist entsprechend anzuwenden.
Nexans autoelectric GmbH